Büroablage - Wozu sollte man Ordnung halten?
“Ordnung ist das halbe Leben!” Ist Ihnen dieser Spruch schon als Kind auf die Nerven gegangen, wenn Mutter auf diese Weise bewirken wollte, dass Sie Ihr Zimmer endlich aufräumen? Irgendwann kommt jedoch der Zeitpunkt, an dem man erkennen muss, dass die Worte der Mutter gar nicht so verkehrt waren. Nämlich spätestens dann, wenn man den ganz wichtigen Brief im Chaos der Papiere sucht. Im Büro macht es sich am schnellsten bemerkbar, dass eine gewisse Ordnung viel Sucherei und somit kostbare Zeit erspart; spätestens jetzt sollte an eine geordnete Büroablage gedacht werden. Viele Dinge, die heute zu erledigen sind, können Sie mit dem Computer steuern und aufgewahren, ohne dass sie zwingend ausgedruckt werden müssen; denn viele Briefe und Fotos sind sehr gut im virtuellen Speicher aufgehoben. Bereits hier spüren Sie die Wichtigkeit der ordentlichen Büroablage, um schnell Ihre Dinge zu finden. Denn auch der Computer sollte hierfür Einteilungen und Ordner beherbergen. Viele Vorgänge sind jedoch nach wie vor nur mit Hilfe der echten Büroablage zu meistern.
Die wichtige Ordnung im Büro
Voraussetzung für eine organisierte Ordnung ist die strukturierte Büroablage mit Schränken, Fächern und Ordnern. Ablagekörbchen vereinfachen das Sortieren und Einordnen der verschiedenen Dokumente. Zu einer durchdachten Büroablage gehören unbedingt beschriftete Ordner für die einzelnen Vorgänge wie zum Beispiel Miete, Versicherungen, Steuern und vieles mehr. Es gibt im geschäftlichen wie auch im privaten Bereich unzählige unterschiedliche Sparten. Um die einzelnen Ordner sicher unterzubringen, wäre ein geschlossener Schrank perfekt, der nach Möglichkeit abschließbar und nicht für Jedermann zugänglich sein sollte. Für Dinge, die griffbereit sein müssen, können Sie sich ein Regal anschaffen, um die Büroablage zu vervollständigen. Hier finden unter Umständen auch der Drucker Platz, das Druckerpapier und die Ersatzpatronen für den Drucker sowie die wichtigsten Umschläge zum Verschicken der Post. Hierneben findet sich ebenso Platz für das Büromaterial wie Locher oder Klammerer, wie auch für die bereits erwähnten Ablagekörbe.
Was sonst noch zu beachten ist
Eine Büroablage dient in erster Linie dazu, Dokumente schnell zu finden und nicht möglichst dekorativ verschwinden zu lassen. Denken Sie bitte immer daran, bevor Sie mit dem Einsortieren beginnen, sonst könnte es hinterher noch schwerer werden, etwas wiederzufinden. Mit einem alphabethischen Sammelordner lassen sich bereits angehäufte Papiere von A bis Z einsortieren. Anschließend müssen Sie diese nur noch in den für den jeweiligen Vorgang gedachten Ordner einheften. Eine Liste hilft dabei, den Überblick über Ihre eigene Büroordnung zu behalten. Hier tragen Sie ein, wo genau etwas zu finden ist. Dies ist besonders am Anfang wichtig, später beherrschen Sie Ihre Ablageform sicher irgendwann im Schlaf. Für eine perfekte Büroablage benötigen Sie ebenso einen Sammelordner mit numerischer Einteilung. In diesen Ordner sollten Sie die Schriftstücke einordnen, die terminlich relevant sind. Für jede Zahl steht ein Datum; Sie sollten sich nun disziplinieren, jeden Tag oder zumindest regelmäßig diesen Ordner dahingehend zu kontrollieren, ob er ein an diesem Datum zu erledigendes Dokument enthält.
Woran sollte man unbedingt noch denken?
Bei aller Ordnung müssen Sie jedoch immer daran denken, wer diese noch verstehen sollte. Es bringt nämlich gar nichts, wenn Sie beispielsweise gerade verreist sind und Ihre Kinder suchen ein wichtiges Schriftstück, das Sie gut “versteckt” haben. Denken Sie beim Konzipieren Ihrer Büroablage stets daran, dass im Notfall eine andere Person den schnellen Überblick bekommt. Sparen Sie deshalb beispielsweise nicht an den Beschriftungen der einzelnen Rücken der Ordner. Dieses könnten Sie mit gut lesbaren Filzstiften erledigen, oder Sie drucken die Rückenschilder am PC aus.
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